Stand: September 2026
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten die Metalogie GmbH im Rahmen von Besprechungen (vor Ort, remote oder hybrid) verarbeitet, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre Daten haben.
Sie gilt unabhängig von Format und Teilnehmerkreis für alle Arten von Besprechungen. Format- und teilnehmerspezifische Besonderheiten sind in den Abschnitten „Formatspezifische Regelungen" und „Empfänger der Daten" gesondert ausgewiesen. Als Besprechungen im Sinne dieser Erklärung gelten insbesondere Abstimmungsgespräche, Workshops, Schulungen, Produktvorführungen, Projektbesprechungen, Beratungen und vergleichbare Formate:
- Vor-Ort-Besprechungen: Teilnahme aller Beteiligten in Präsenz
- Hybrid-Termine: Termine mit gleichzeitiger Teilnahme vor Ort und per Videokonferenz
- Remote-Termine: Videokonferenzen über gängige Videokonferenz-Tools (z. B. Microsoft Teams), Telefonkonferenzen, Webinare, virtuelle Workshops, Remote-Support und weitere
A. Allgemeiner Teil (gilt für alle Termine)
Verantwortlicher
Metalogie GmbH
Im Schleeke 50, 38642 Goslar
E-Mail:
Telefon: +49 5321-5732-0
Zweck der Verarbeitung
Die Metalogie GmbH verarbeitet personenbezogene Daten der Teilnehmenden zu folgenden Zwecken:
- Dokumentation der Besprechungsinhalte
- Qualitätssicherung und interne Nachbereitung
Welche Daten wir verarbeiten
Je nach Format und Verlauf des Termins werden unter anderem folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
- Transkripte und Textprotokolle des gesprochenen Inhalts
- Video- und Audioaufnahmen der Teilnehmenden
- geteilte Inhalte während des Termins (z. B. Präsentationen, Bildschirmfreigaben, Chatnachrichten)
- Teilnehmerlisten und Kontaktdaten
- sonstige für die Durchführung und Dokumentation des Termins relevante Daten
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Erfüllung eines Vertragsverhältnisses
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer effektiven Dokumentation und Qualitätssicherung von Geschäftsterminen
Bei Terminen mit Geschäfts- oder Kooperationspartnern, die eigenständig über Zwecke und Mittel der Verarbeitung mitentscheiden (z. B. eigene Aufzeichnung), kann eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO oder eine getrennte Verantwortlichkeit der Beteiligten bestehen. Nähere Informationen erhalten Sie im Einzelfall vor dem jeweiligen Termin.
Empfänger der Daten
Empfänger der Daten sind insbesondere:
- intern berechtigte Mitarbeitende
- Kunden und Geschäftspartner, sofern ihnen auf Wunsch Inhalte des Termins zur Verfügung gestellt werden (z. B. Aufzeichnungen)
- technische Dienstleister (z. B. Microsoft im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams)
Eine Weitergabe an Dritte erfolgt darüber hinaus nur, sofern eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder dies zur Erfüllung eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist.
Welche zusätzlichen Empfänger sich aus dem jeweiligen Teilnehmerkreis ergeben, ist nachfolgend dargestellt:
- Nur intern: keine zusätzlichen Empfänger
- Mit Kunden: teilnehmende Kunden
- Mit Kunden und Geschäfts-/Kooperationspartnern: teilnehmende Kunden und Geschäfts-/Kooperationspartner
- Nur mit Geschäfts-/Kooperationspartnern: teilnehmende Geschäfts-/Kooperationspartner
Dauer der Speicherung
Aufzeichnungen, Transkripte sowie sonstige inhaltliche Daten des Termins (z. B. Präsentationen) werden standardmäßig für die Dauer von 180 Tagen gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Aufzeichnungen und Transkripte, die zu internen Schulungs- und Wissenssicherungszwecken bestimmt sind, werden gespeichert, solange der jeweilige Schulungs- bzw. Wissenssicherungszweck besteht, längstens jedoch für drei Jahre. Danach werden sie gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Auf Wunsch können diese Daten während dieses Zeitraums einem oder mehreren autorisierten Kundenkonten zum Download bereitgestellt werden. Eine Verlängerung der Speicherdauer ist möglich, wenn uns dies vor Ablauf der Frist mitgeteilt wird.
Teilnehmerlisten, Anmeldedaten und organisatorische Protokolle werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist (z. B. Nachweispflichten, Abrechnung).
Datenübermittlung in Drittländer
Für Kommunikation, Support und den Betrieb unserer Systeme setzen wir Dienstleister ein, bei denen eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der EU/des EWR (insbesondere in den USA) nicht ausgeschlossen ist. Solche Übermittlungen erfolgen nur auf Grundlage geeigneter Garantien – insbesondere eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO, z. B. EU-U.S. Data Privacy Framework) oder der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO). Diese Übermittlungen betreffen vor allem Remote- und Hybrid-Termine, bei denen cloudbasierte Konferenz-Tools eingesetzt werden.
B. Formatspezifische Regelungen
Ergänzend zum Allgemeinen Teil gelten je nach Format des Termins die folgenden Regelungen.
Vor Beginn einer Aufzeichnung werden alle Teilnehmenden transparent über die Aufzeichnung informiert. Ein Widerspruch gegen die Aufzeichnung ist ausschließlich vor Beginn des jeweiligen Termins möglich. Bitte informieren Sie uns rechtzeitig, damit wir gegebenenfalls eine alternative Teilnahmeform vereinbaren können. Die Rechtmäßigkeit einer bereits erfolgten Aufzeichnung bleibt hiervon unberührt.
Da Remote- und Hybridbesprechungen über cloudbasierte Tools abgewickelt werden können, ist eine Datenübermittlung in Drittländer möglich (siehe Abschnitt „Datenübermittlung in Drittländer").
B1 – Vor-Ort-/Präsenzbesprechungen
Termine werden in der Regel durch Protokolle oder Transkripte dokumentiert. Audio- oder Videoaufzeichnungen stellen nicht den Regelfall dar; sie werden nur durchgeführt, wenn für die Dokumentation oder Nachbereitung wesentliche visuelle Inhalte festgehalten werden müssen (z. B. Präsentationen, Demonstrationen, Schulungsinhalte).
B2 – Remote-/Online-Besprechungen
Folgende Daten können verarbeitet werden: Video- und Audioaufnahmen der Teilnehmenden, geteilte Inhalte (z. B. Bildschirmfreigaben, Chatnachrichten) sowie Transkriptionen gesprochener Inhalte.
B3 – Hybrid-Besprechungen (Präsenz und Remote)
Für diese Besprechungen gelten die Regelungen der Bausteine B1 (Präsenzanteil) und B2 (Remote-Anteil) gleichzeitig.
C. Ihre Rechte gemäß DSGVO
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf:
- Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragung an einen anderen Verantwortlichen (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
- Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Automatisierte Entscheidungen und Profiling
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Datenschutzbeauftragter der Metalogie GmbH
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte per E-Mail an:
Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen abzubilden. Für künftige Termine gilt die jeweils zum Zeitpunkt des Termins gültige Datenschutzerklärung.